Σε μια εταιρεία με 30, 50 ή 100 ανθρώπους, ένα μεγάλο κομμάτι της μέρας χάνεται σε ερωτήσεις όπως «πού είναι ο τελευταίος τιμοκατάλογος;», «ποια είναι η σωστή φόρμα για την άδεια;», «ποιος έχει το συμβόλαιο;». Τα αρχεία είναι σε κοινόχρηστους φακέλους, σε email, στους υπολογιστές των συναδέλφων και σε ομάδες στο Viber. Κάτι υπάρχει παντού, αλλά κανείς δεν είναι σίγουρος ποια είναι η τελευταία έκδοση.
Μια εσωτερική πύλη, αυτό που λέμε intranet, βάζει τάξη σε όλο αυτό. Σε αυτόν τον οδηγό εξηγούμε τι είναι, τι περιέχει, πότε αξίζει και πώς στήνεται ώστε να μη γίνει άλλο ένα σύστημα που κανείς δεν ανοίγει.
Τι είναι ένα intranet
Intranet είναι ένας ιδιωτικός ιστότοπος που τον βλέπουν μόνο οι άνθρωποι της εταιρείας. Ο καθένας μπαίνει με τον δικό του λογαριασμό, από υπολογιστή ή κινητό, και βρίσκει σε ένα σημείο ό,τι χρειάζεται για τη δουλειά του: έγγραφα, διαδικασίες, ανακοινώσεις, τηλέφωνα συναδέλφων, αιτήσεις. Δεν είναι δημόσιο site και δεν εμφανίζεται στο Google.
Η διαφορά από έναν κοινόχρηστο φάκελο είναι ότι το intranet έχει δομή, αναζήτηση και δικαιώματα. Ο καθένας βλέπει ό,τι τον αφορά και η διοίκηση ξέρει ότι όλοι δουλεύουν με την ίδια, σωστή πληροφορία.
Πότε το χρειάζεται μια εταιρεία
Δεν χρειάζεται κάθε επιχείρηση intranet. Αξίζει να το σκεφτείτε όταν:
- Η ομάδα έχει περάσει τα 20-30 άτομα ή δουλεύει σε περισσότερα από ένα σημεία: γραφεία, αποθήκες, καταστήματα.
- Οι νέοι συνάδελφοι χρειάζονται εβδομάδες για να μάθουν πού είναι τι.
- Οι ίδιες ερωτήσεις φτάνουν ξανά και ξανά στο λογιστήριο, στο τμήμα προσωπικού ή στη διοίκηση.
- Κυκλοφορούν πολλές εκδόσεις του ίδιου εγγράφου και κανείς δεν ξέρει ποια ισχύει.
- Οι ανακοινώσεις χάνονται μέσα στα email.
Τι μπορεί να περιέχει
Ένα intranet χτίζεται από ενότητες. Δεν χρειάζονται όλες από την πρώτη μέρα. Οι πιο συνηθισμένες είναι:
- Έγγραφα: οργανωμένα ανά τμήμα, έργο ή πελάτη, με εκδόσεις και αναζήτηση.
- Διαδικασίες και οδηγίες: πώς γίνεται μια παραγγελία, μια έγκριση, μια παραλαβή. Γραμμένες μία φορά, διαθέσιμες σε όλους.
- Ανακοινώσεις: νέα της εταιρείας και αλλαγές σε πολιτικές, με εικόνα για το ποιος τις διάβασε.
- Κατάλογος προσωπικού: ποιος είναι ποιος, σε ποιο τμήμα, πώς τον βρίσκετε.
- Αιτήσεις και εγκρίσεις: άδειες, αγορές, έξοδα, με σειρά έγκρισης αντί για χαρτιά και τηλέφωνα.
- Έργα: για εταιρείες που δουλεύουν με έργα, ένας χώρος ανά έργο με φακέλους, φάσεις, σχέδια και θέση στον χάρτη.
- Εκπαίδευση: υλικό για όσους έρχονται στην ομάδα και για κάθε νέο σύστημα που μπαίνει στην εταιρεία.
Ένα παράδειγμα από αποθήκη και διανομή
Σε μια εταιρεία με αποθήκη και διανομή δουλεύουν μαζί, την ίδια μέρα, γραφείο, αποθηκάριοι, οδηγοί και λογιστήριο. Οδηγίες συσκευασίας, βάρδιες, αλλαγές στα δρομολόγια και κανόνες ασφαλείας συνήθως κυκλοφορούν σε χαρτιά στον τοίχο και σε μηνύματα στο κινητό. Όποιος έλειπε μία μέρα, χάνει την αλλαγή.
Με ένα intranet, κάθε βάρδια βλέπει από το κινητό ή από μια οθόνη στην αποθήκη το πρόγραμμα της μέρας, τις ενημερωμένες οδηγίες και τις ανακοινώσεις. Μια ζημιά ή μια έλλειψη δηλώνεται με μια σύντομη φόρμα και μια φωτογραφία και φτάνει κατευθείαν στον υπεύθυνο. Το γραφείο δεν χρειάζεται να τηλεφωνεί σε κάθε βάρδια για κάθε αλλαγή.
Έτοιμη λύση ή custom;
Υπάρχουν έτοιμες πλατφόρμες, όπως το SharePoint της Microsoft ή το Google Sites, που μπορούν να στηθούν σχετικά γρήγορα. Υπάρχει και ο δρόμος του custom intranet, που σχεδιάζεται γύρω από τη δική σας εταιρεία.
| Έτοιμη πλατφόρμα | Custom intranet | |
|---|---|---|
| Εκκίνηση | Γρήγορη, αν έχετε ήδη Microsoft 365 ή Google Workspace | Θέλει ανάλυση και ανάπτυξη |
| Ταίριασμα στη δουλειά σας | Γενική δομή που προσαρμόζεται ως ένα σημείο | Στήνεται γύρω από τα τμήματα, τα έργα και τις διαδικασίες σας |
| Κόστος | Μέσα στη συνδρομή ή ανά χρήστη | Αρχική επένδυση και συντήρηση |
| Σύνδεση με άλλα προγράμματα | Εύκολη με εργαλεία του ίδιου κατασκευαστή | Με ό,τι ήδη χρησιμοποιείτε |
| Ποιος αποφασίζει τις αλλαγές | Ο κατασκευαστής | Εσείς |
Αν η εταιρεία δουλεύει ήδη σε Microsoft 365 και θέλει κυρίως έγγραφα και ανακοινώσεις, το SharePoint μπορεί να αρκεί. Όταν όμως το intranet πρέπει να ακολουθεί τα έργα, να δείχνει στοιχεία από το εμπορικό πρόγραμμα ή να έχει τις δικές σας εγκρίσεις, ένα custom intranet ταιριάζει καλύτερα.
Σύνδεση με τα υπόλοιπα συστήματα
Ένα intranet αποδίδει όταν δεν είναι απομονωμένο. Μπορεί:
- Να παίρνει στοιχεία από το εμπορικό πρόγραμμα (ERP): πελάτες, έργα ή αποθέματα, χωρίς να τα περνά κανείς με το χέρι.
- Να δείχνει στοιχεία από το CRM: ώστε όλοι να βλέπουν την ίδια εικόνα για έναν πελάτη. Περισσότερα στον οδηγό για custom CRM.
- Να ανοίγει με τον εταιρικό λογαριασμό: ο χρήστης μπαίνει με τον ίδιο λογαριασμό Microsoft ή Google που ήδη έχει.
- Να στέλνει ειδοποιήσεις: με email ή στο κινητό, όταν κάτι περιμένει έγκριση.
Πώς ξεκινάμε
Ξεκινάμε από τους ανθρώπους, όχι από την τεχνολογία. Στην ανάλυση καταγράφουμε:
- Ποια τμήματα θα το χρησιμοποιούν και τι ψάχνουν πιο συχνά.
- Πού βρίσκονται σήμερα τα έγγραφα και σε τι κατάσταση είναι.
- Ποιες διαδικασίες γίνονται ακόμα με χαρτί, τηλέφωνο ή email.
- Ποιος βλέπει τι: ρόλοι και δικαιώματα.
- Με ποια προγράμματα πρέπει να συνδεθεί.
Η πρώτη έκδοση έχει λίγες ενότητες, αυτές που λύνουν τα μεγαλύτερα προβλήματα. Όταν η ομάδα το συνηθίσει, προσθέτουμε τις επόμενες. Μετά την ανάλυση έχετε γραπτή πρόταση με συγκεκριμένο εύρος, κόστος και χρονοδιάγραμμα.
Λάθη που κοστίζουν
- Μεταφορά των φακέλων όπως είναι. Αν μεταφέρετε το χάος του κοινόχρηστου δίσκου, θα έχετε το ίδιο χάος σε καινούργια μορφή.
- Κανένας υπεύθυνος. Χωρίς κάποιον που κρατά κάθε ενότητα ενημερωμένη, το intranet παλιώνει μέσα σε λίγους μήνες.
- Δύσκολο στο κινητό. Όσοι δουλεύουν εκτός γραφείου πρέπει να βρίσκουν ό,τι θέλουν με δύο κινήσεις.
- Όλα ανοιχτά σε όλους. Μισθοδοσίες, συμβόλαια και στοιχεία πελατών θέλουν σωστά δικαιώματα από την πρώτη μέρα.
Intranet για εταιρείες σε Θεσσαλονίκη, Καβάλα και όλη την Ελλάδα
Η D.igital t.hinkings σχεδιάζει και αναπτύσσει εσωτερικές πύλες για εταιρείες σε Θεσσαλονίκη, Καβάλα και σε όλη την Ελλάδα. Επειδή δουλεύουμε με εμπορικά και εταιρικά συστήματα από το 1999, το intranet σας σχεδιάζεται για να συνεργάζεται με όσα ήδη χρησιμοποιείτε. Διαβάστε και τον οδηγό για custom εφαρμογές και web apps ή πείτε μας τι χρειάζεστε.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο κοστίζει ένα intranet;
Εξαρτάται από τις ενότητες, τον αριθμό των χρηστών και τις συνδέσεις με άλλα προγράμματα. Μετά την ανάλυση σας δίνουμε γραπτή πρόταση με συγκεκριμένο κόστος.
Πόσο χρόνο παίρνει;
Μια πρώτη έκδοση με έγγραφα, ανακοινώσεις και κατάλογο προσωπικού μπορεί να είναι έτοιμη σε λίγες εβδομάδες. Εγκρίσεις και συνδέσεις με άλλα συστήματα προστίθενται σταδιακά.
Είναι ασφαλές;
Η πρόσβαση γίνεται μόνο με προσωπικό λογαριασμό, μέσω κρυπτογραφημένης σύνδεσης, και ο καθένας βλέπει μόνο όσα επιτρέπει ο ρόλος του. Μπορεί να προστεθεί και δεύτερος έλεγχος στο κινητό κατά την είσοδο.
Δουλεύει από το κινητό;
Ναι, σε υπολογιστή, tablet και κινητό. Αυτό μετράει πολύ για όσους είναι στην αποθήκη, στο κατάστημα ή στον δρόμο.
Σε ποιον ανήκουν τα δεδομένα;
Σε εσάς. Η ιδιοκτησία του κώδικα και των δεδομένων ορίζεται στη σύμβαση.