Σχεδόν κάθε επιχείρηση έχει ένα πρόγραμμα που «δουλεύει, αλλά». Το εμπορικό που στήθηκε πριν από δεκαπέντε χρόνια, το Excel που έγινε βάση δεδομένων, η εφαρμογή που ξέρει να τη χειρίζεται μόνο ένας άνθρωπος. Όσο τα πράγματα κυλούν, κανείς δεν θέλει να τα αγγίξει. Το κόστος όμως μαζεύεται αθόρυβα: σε χαμένο χρόνο, σε λάθη, σε ευκαιρίες που δεν πιάνετε.
Τα σημάδια ότι ήρθε η ώρα
- Η ίδια πληροφορία περνιέται δύο και τρεις φορές. Παραγγελία στο email, μετά στο εμπορικό, μετά σε ένα Excel για την αποθήκη.
- Οι αναφορές θέλουν μέρες. Για να μάθετε πώς πήγε ο μήνας, κάποιος πρέπει να μαζέψει στοιχεία από τρία σημεία.
- Το λογισμικό δεν υποστηρίζεται πια. Ο κατασκευαστής δεν βγάζει ενημερώσεις, ή το λειτουργικό στο οποίο τρέχει έχει σταματήσει να ενημερώνεται.
- Δεν συνδέεται με τίποτα. Το e-shop, η τράπεζα, το myDATA, το CRM ζουν χωριστά και η σύνδεση γίνεται με το χέρι.
- Εξαρτάστε από ένα πρόσωπο. Αν λείψει ο άνθρωπος που ξέρει το σύστημα, η δουλειά σταματά.
- Η ομάδα έχει βρει «παρακάμψεις». Όταν οι εργαζόμενοι φτιάχνουν δικά τους αρχεία για να βγάλουν τη δουλειά, το σύστημα έχει πάψει να τους εξυπηρετεί.
Αναβάθμιση, αντικατάσταση ή κάτι νέο;
Εκσυγχρονισμός δεν σημαίνει πάντα ότι πετάτε ό,τι έχετε. Συνήθως υπάρχουν τρεις δρόμοι:
- Αναβάθμιση του υπάρχοντος. Αν το ERP σας έχει νεότερη έκδοση και καλύπτει τις ανάγκες σας, αυτός είναι συχνά ο πιο γρήγορος δρόμος.
- Αντικατάσταση με έτοιμη λύση. Όταν το σημερινό σύστημα έχει φτάσει στα όριά του, ένα σύγχρονο ERP ή CRM μπορεί να καλύψει τα περισσότερα από την πρώτη μέρα.
- Συμπλήρωση με custom εφαρμογή. Κρατάτε τον πυρήνα που δουλεύει και χτίζετε γύρω του ό,τι λείπει: μια πύλη για συνεργάτες, μια εφαρμογή για το πεδίο, έναν πίνακα με τα νούμερα που σας ενδιαφέρουν. Γράψαμε αναλυτικά γι’ αυτό στον οδηγό για custom εφαρμογές και web apps.
Πώς γίνεται χωρίς να σταματήσει η δουλειά
Ο φόβος που κρατά τις περισσότερες επιχειρήσεις πίσω είναι ο φόβος της μετάβασης. Είναι δικαιολογημένος, γιατί μια κακή μετάπτωση δεδομένων μπορεί να κοστίσει ακριβά. Γι’ αυτό δουλεύουμε με συγκεκριμένη σειρά:
- Καταγράφουμε πώς δουλεύετε σήμερα, όχι πώς λέει το εγχειρίδιο ότι δουλεύετε.
- Καθαρίζουμε τα δεδομένα πριν τα μεταφέρουμε. Διπλοεγγραφές, παλιοί κωδικοί και ελλιπείς καρτέλες δεν πρέπει να περάσουν στο νέο σύστημα.
- Τρέχουμε δοκιμαστική μετάπτωση και ελέγχουμε υπόλοιπα, ιστορικό και αναφορές μαζί με την ομάδα σας.
- Εκπαιδεύουμε τους χρήστες πάνω στα δικά τους δεδομένα, όχι σε παραδείγματα.
- Κρατάμε το παλιό σύστημα διαθέσιμο για αναζήτηση, ώστε τίποτα από το ιστορικό να μη χαθεί.
Τι κερδίζετε
Λιγότερη πληκτρολόγηση, λιγότερα λάθη, αναφορές που βγαίνουν με ένα κλικ, συστήματα που μιλούν μεταξύ τους. Και κάτι που δεν μετριέται εύκολα: μια ομάδα που δουλεύει με εργαλεία που τη βοηθούν, αντί να την καθυστερούν.
Στη D.igital t.hinkings δουλεύουμε με ERP, CRM και SAP από το 1999, και έχουμε κάνει μεταπτώσεις από πολύ παλιά συστήματα σε σύγχρονες πλατφόρμες. Αν αναγνωρίσατε την επιχείρησή σας σε κάποιο από τα σημάδια, μιλήστε μας.
Συχνές ερωτήσεις
Θα χάσουμε το ιστορικό αν αλλάξουμε σύστημα;
Όχι, αν η μετάπτωση γίνει σωστά. Μεταφέρουμε τα δεδομένα που χρειάζεστε και κρατάμε το παλιό σύστημα ή ένα αρχείο του διαθέσιμο για αναζήτηση.
Πόσο κρατά ένας εκσυγχρονισμός;
Από λίγες εβδομάδες για μια αναβάθμιση έκδοσης μέχρι αρκετούς μήνες για αλλαγή ERP. Μετά την ανάλυση έχετε συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα.
Μπορούμε να το κάνουμε σταδιακά;
Ναι, και συνήθως το προτείνουμε. Ξεκινάμε από το τμήμα που πονά περισσότερο και προχωράμε βήμα βήμα.