Κάθε επιχείρηση φτάνει κάποια στιγμή στο ίδιο σημείο. Τα δεδομένα είναι μοιρασμένα σε τρία προγράμματα και δέκα αρχεία Excel, η ίδια πληροφορία περνιέται με το χέρι δύο και τρεις φορές, και κανείς δεν ξέρει με σιγουριά ποιο νούμερο είναι το σωστό. Τα έτοιμα προγράμματα καλύπτουν το μεγαλύτερο μέρος της δουλειάς, αλλά αυτό που μένει απ’ έξω είναι συνήθως ακριβώς αυτό που κάνει την επιχείρησή σας διαφορετική.
Εκεί μπαίνουν οι custom εφαρμογές και τα web apps. Σε αυτόν τον οδηγό θα δείτε τι είναι, πότε αξίζουν και πότε όχι, πώς συνδέονται με την υπόλοιπη πληροφορική σας και πώς οργανώνεται ένα έργο ώστε να μην ξεφύγει σε χρόνο και κόστος. Τον γράψαμε με βάση έργα που έχουμε υλοποιήσει για επιχειρήσεις σε Θεσσαλονίκη, Καβάλα και την υπόλοιπη Ελλάδα.
Τι είναι μια custom εφαρμογή και τι ένα web app
Custom εφαρμογή είναι λογισμικό που σχεδιάζεται για τη δική σας επιχείρηση: τις διαδικασίες σας, τους ρόλους της ομάδας σας και τα δεδομένα που ήδη έχετε. Δεν προσαρμόζετε εσείς τη δουλειά σας στο πρόγραμμα. Το πρόγραμμα προσαρμόζεται σε εσάς.
Web app είναι μια εφαρμογή που τρέχει στον browser. Δεν χρειάζεται εγκατάσταση σε κάθε υπολογιστή, ανοίγει από το γραφείο, από το σπίτι ή από το κινητό, και όλοι δουλεύουν πάνω στα ίδια δεδομένα σε πραγματικό χρόνο. Σήμερα οι περισσότερες custom εφαρμογές για επιχειρήσεις φτιάχνονται ως web apps, ακριβώς γι’ αυτούς τους λόγους.
Μια ιστοσελίδα απευθύνεται κυρίως στους επισκέπτες σας. Ένα web app απευθύνεται σε όσους δουλεύουν μαζί σας: στην ομάδα σας, στους συνεργάτες σας και στους πελάτες σας, όταν πρέπει να κάνουν κάτι και όχι απλώς να διαβάσουν.
Έτοιμο λογισμικό ή custom εφαρμογή;
Δεν χρειάζονται όλες οι επιχειρήσεις custom λογισμικό. Συχνά η σωστή απάντηση είναι ένα καλό έτοιμο πρόγραμμα, σωστά ρυθμισμένο. Δείτε τη σύγκριση στα βασικά σημεία:
| Έτοιμο λογισμικό | Custom εφαρμογή | |
|---|---|---|
| Ξεκίνημα | Γρήγορο, σε μέρες ή εβδομάδες | Θέλει ανάλυση και ανάπτυξη, συνήθως μήνες |
| Κόστος στην αρχή | Χαμηλό | Υψηλότερο |
| Κόστος στο βάθος χρόνου | Συνδρομές ανά χρήστη που μεγαλώνουν μαζί με την ομάδα | Συντήρηση και φιλοξενία, χωρίς χρέωση ανά χρήστη |
| Ταίριασμα με τις διαδικασίες σας | Προσαρμόζεστε εσείς στο πρόγραμμα | Το πρόγραμμα φτιάχνεται για τις διαδικασίες σας |
| Διασυνδέσεις | Όσες προβλέπει ο κατασκευαστής | Όποιες χρειάζεστε, μέσω API |
| Δεδομένα | Στους servers του παρόχου | Μπορούν να φιλοξενηθούν σε δικό σας χώρο |
Στην πράξη, η καλύτερη λύση είναι συχνά ο συνδυασμός: ένα έτοιμο ERP ή λογιστικό για τα βασικά, και μια custom εφαρμογή γύρω του για όσα το ERP δεν κάνει καλά.
Πότε αξίζει μια custom εφαρμογή
Από την εμπειρία μας, αξίζει να το σκεφτείτε σοβαρά όταν ισχύουν δύο ή περισσότερα από τα παρακάτω:
- Η ομάδα σας περνά ώρες κάθε εβδομάδα μεταφέροντας δεδομένα από το ένα σύστημα στο άλλο.
- Η δουλειά στηρίζεται σε αρχεία Excel που μόνο ένας άνθρωπος καταλαβαίνει.
- Πληρώνετε πολλές συνδρομές για εργαλεία που καλύπτουν το καθένα ένα κομμάτι.
- Χρειάζεστε αναφορές που το ERP σας δεν μπορεί να βγάλει.
- Θέλετε να δώσετε σε πελάτες ή συνεργάτες πρόσβαση σε δεδομένα, χωρίς email και τηλέφωνα.
- Έχετε μια παλιά εφαρμογή που «δουλεύει ακόμα», αλλά κανείς δεν μπορεί πια να τη συντηρήσει.
- Η διαδικασία σας είναι αυτό που σας ξεχωρίζει και δεν θέλετε να τη χωρέσετε σε ένα γενικό πρόγραμμα.
Τι μπορεί να είναι στην πράξη
Οι πιο χρήσιμες custom εφαρμογές δεν είναι οι πιο εντυπωσιακές, αλλά αυτές που λύνουν πραγματικά προβλήματα της καθημερινής δουλειάς. Μερικά από όσα μπορούμε να στήσουμε:
- CRM στα μέτρα σας, με modules ανάλογα με τις ανάγκες.
Πελάτες, πωλήσεις, προσφορές, συμβάσεις, αιτήματα, εργασίες και έγγραφα σε μία πλατφόρμα. Ξεκινάμε από όσα χρειάζεστε σήμερα και προσθέτουμε modules όσο μεγαλώνει η επιχείρηση. - Ολόκληρο το εταιρικό κύκλωμα σε ψηφιακή μορφή.
Από το πρώτο αίτημα του πελάτη μέχρι την προσφορά, τη σύμβαση, την τιμολόγηση και την υποστήριξη μετά την πώληση, κάθε βήμα καταγράφεται στο ίδιο σύστημα και περνά αυτόματα στο επόμενο. - Ψηφιακές διαδικασίες και εγκρίσεις.
Αιτήματα, εγκρίσεις, προμήθειες και εσωτερικές εργασίες γίνονται online, με σαφείς ρόλους, ειδοποιήσεις και πλήρες ιστορικό για το ποιος έκανε τι και πότε. - Πύλες για πελάτες και συνεργάτες.
Οι πελάτες και οι συνεργάτες σας βλέπουν μόνοι τους την πρόοδο, τα έγγραφα και τα αιτήματά τους, χωρίς email και τηλέφωνα. - Μετάπτωση παλιών εφαρμογών.
Δεδομένα πολλών ετών από ένα παλιό σύστημα μεταφέρονται σε σύγχρονη βάση δεδομένων, ώστε να μείνουν προσβάσιμα και αναζητήσιμα μέσα από νέα εφαρμογή. - Reporting και dashboards.
Όλα τα δεδομένα της επιχείρησης σε αναφορές που ενημερώνονται μόνες τους, για αποφάσεις με βάση αριθμούς.
Ο στόχος είναι πάντα ο ίδιος: κάθε διαδικασία της επιχείρησης να γίνεται ψηφιακά, με ταχύτητα, ασφάλεια και ομοιομορφία, ώστε η δουλειά να γίνεται με τον ίδιο τρόπο από όλους, τα λάθη να μειώνονται και η διοίκηση να έχει ανά πάσα στιγμή καθαρή εικόνα μέσα από το reporting.
Πώς δένει μια custom εφαρμογή με την υπόλοιπη πληροφορική σας
Μια custom εφαρμογή δεν πρέπει να γίνει ακόμα ένα «νησί» δεδομένων. Γι’ αυτό τη σχεδιάζουμε ως μέρος της συνολικής σας πληροφορικής:
- ERP και λογιστικό.
Παίρνει και στέλνει δεδομένα στο ERP σας, ώστε πελάτες, τιμές και παραστατικά να καταχωρούνται μία φορά. - E-shop και ιστοσελίδα.
Παραγγελίες, αιτήματα και φόρμες από το site περνούν απευθείας στην εφαρμογή. - Email, ημερολόγια και εργαλεία γραφείου.
Ειδοποιήσεις, ραντεβού και έγγραφα συνδέονται με τα εργαλεία που ήδη χρησιμοποιείτε. - Ασφάλεια και αντίγραφα.
Ρόλοι και δικαιώματα ανά χρήστη, κρυπτογραφημένη σύνδεση, τακτικά αντίγραφα ασφαλείας και συμμόρφωση με τον GDPR. - Αναφορές.
Τα δεδομένα της εφαρμογής τροφοδοτούν dashboards, ώστε η διοίκηση να βλέπει την εικόνα χωρίς να τη ζητάει.
Γι’ αυτό μια custom εφαρμογή πετυχαίνει όταν τη σχεδιάζει κάποιος που βλέπει όλη την πληροφορική της επιχείρησης, όχι μόνο τον κώδικα. Περισσότερα για την προσέγγισή μας θα βρείτε στη συμβουλευτική πληροφορικής και στις λύσεις ERP και CRM.
Με ποιες τεχνολογίες φτιάχνουμε web apps
Η τεχνολογία επιλέγεται με βάση το έργο, όχι το αντίστροφο. Τα κριτήρια είναι πάντα τα ίδια: σταθερότητα, ασφάλεια, εύκολη συντήρηση και ανοιχτές, διαδεδομένες τεχνολογίες. Στα έργα μας χρησιμοποιούμε συνήθως:
- Laravel για εφαρμογές με σύνθετη λογική και πολλούς ρόλους χρηστών, και Filament για γρήγορα και καθαρά περιβάλλοντα διαχείρισης.
- PostgreSQL και Supabase για αξιόπιστες βάσεις δεδομένων, πιστοποίηση χρηστών και APIs.
- WordPress όταν η εφαρμογή είναι στενά δεμένη με περιεχόμενο και ιστοσελίδα.
- Σύγχρονα εργαλεία frontend για γρήγορες οθόνες που δουλεύουν το ίδιο καλά σε υπολογιστή, tablet και κινητό.
Πώς γίνεται ένα έργο, βήμα βήμα
- Ανάλυση.
Καταγράφουμε πώς δουλεύετε σήμερα, ποιοι θα χρησιμοποιούν την εφαρμογή και τι ακριβώς πρέπει να λύσει. Εδώ κρίνεται το μεγαλύτερο μέρος της επιτυχίας. - Πρωτότυπο.
Πριν γραφτεί κώδικας, βλέπετε τις βασικές οθόνες και δοκιμάζετε τη ροή. Οι αλλαγές σε αυτό το στάδιο κοστίζουν ελάχιστα. - Πρώτη έκδοση.
Φτιάχνουμε πρώτα ό,τι φέρνει άμεσο αποτέλεσμα, ώστε η ομάδα σας να αρχίσει να τη χρησιμοποιεί νωρίς. - Μεταφορά δεδομένων και διασυνδέσεις.
Φέρνουμε τα υπάρχοντα δεδομένα και συνδέουμε την εφαρμογή με το ERP, το e-shop και τα άλλα συστήματά σας. - Εκπαίδευση και κυκλοφορία.
Η εφαρμογή μπαίνει στην καθημερινή δουλειά, με εκπαίδευση και οδηγίες για κάθε ρόλο. - Υποστήριξη και εξέλιξη.
Παρακολουθούμε τη χρήση, διορθώνουμε και προσθέτουμε λειτουργίες σε μικρά, προβλέψιμα βήματα.
Τι επηρεάζει το κόστος και τον χρόνο
Δεν υπάρχει «τιμή καταλόγου» για μια custom εφαρμογή, γιατί κάθε έργο είναι διαφορετικό. Αυτά που επηρεάζουν περισσότερο κόστος και χρόνο είναι:
- ο αριθμός των ρόλων χρηστών και των δικαιωμάτων τους
- πόσα συστήματα πρέπει να συνδεθούν και αν έχουν σύγχρονο API
- η ποσότητα και η ποιότητα των δεδομένων που θα μεταφερθούν
- αν χρειάζεται πρόσβαση για πελάτες ή συνεργάτες εκτός εταιρείας
- οι απαιτήσεις σε αναφορές, ειδοποιήσεις και αυτοματισμούς
Γι’ αυτό προτείνουμε να ξεκινάμε πάντα με μια σύντομη ανάλυση. Στο τέλος της έχετε γραπτή πρόταση με συγκεκριμένο εύρος, κόστος και χρονοδιάγραμμα, και αποφασίζετε με καθαρή εικόνα.
Λάθη που κοστίζουν
- Να ξεκινά ο κώδικας πριν από την ανάλυση.
Ό,τι δεν ξεκαθαρίστηκε στην αρχή, πληρώνεται διπλά στο τέλος. - Να θέλουμε τα πάντα από την πρώτη έκδοση.
Μια μικρότερη εφαρμογή που μπαίνει νωρίς στη δουλειά μαθαίνει περισσότερα από ένα τέλειο σχέδιο στο χαρτί. - Να μη συμμετέχουν όσοι θα τη χρησιμοποιούν.
Αν η ομάδα δεν τη νιώσει δική της, θα γυρίσει στο Excel. - Να μην ξεκαθαριστούν από την αρχή τα δικαιώματα.
Η σύμβαση πρέπει να ορίζει τι ισχύει για τον κώδικα, πώς έχετε πρόσβαση στα δεδομένα σας και πώς γίνεται η συντήρηση. - Να ξεχαστεί η συντήρηση.
Ενημερώσεις ασφαλείας και αντίγραφα είναι μέρος του έργου, όχι προαιρετικό extra.
Custom εφαρμογές σε Θεσσαλονίκη και Καβάλα
Η D.igital t.hinkings σχεδιάζει και αναπτύσσει custom εφαρμογές και web apps για επιχειρήσεις σε Θεσσαλονίκη, Καβάλα και σε όλη την Ελλάδα. Επειδή δουλεύουμε ταυτόχρονα πληροφορική, ERP και digital marketing, η εφαρμογή σας δεν σχεδιάζεται απομονωμένα, αλλά ως κομμάτι μιας επιχείρησης που πρέπει να λειτουργεί ομαλά από το backoffice μέχρι τον πελάτη.
Δείτε όλες τις υπηρεσίες μας ή πείτε μας τι χρειάζεστε. Μια πρώτη κουβέντα αρκεί για να δούμε αν μια custom εφαρμογή είναι η σωστή λύση για εσάς.
Συχνές ερωτήσεις
Πόσο χρόνο παίρνει η ανάπτυξη μιας custom εφαρμογής;
Εξαρτάται από το εύρος. Μια εστιασμένη πρώτη έκδοση μπορεί να είναι έτοιμη σε λίγες εβδομάδες, ενώ μια πλατφόρμα με πολλούς ρόλους και διασυνδέσεις θέλει μερικούς μήνες. Μετά την ανάλυση έχετε συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα.
Μπορεί να συνδεθεί με το ERP που ήδη έχω;
Στις περισσότερες περιπτώσεις ναι, είτε μέσω API είτε με ανταλλαγή αρχείων ή απευθείας σύνδεση στη βάση δεδομένων. Το εξετάζουμε από την πρώτη ανάλυση, για να μην υπάρξουν εκπλήξεις.
Σε ποιον ανήκουν ο κώδικας και τα δεδομένα;
Αυτό ορίζεται στη σύμβαση κάθε έργου. Το συζητάμε από την αρχή, ώστε να είναι ξεκάθαρο τι ισχύει για τον κώδικα, την πρόσβαση στα δεδομένα σας και τη συντήρηση της εφαρμογής.
Δουλεύει η εφαρμογή και από το κινητό;
Ναι. Τα web apps που φτιάχνουμε προσαρμόζονται σε υπολογιστή, tablet και κινητό, χωρίς εγκατάσταση από store.
Μπορώ να ξεκινήσω με κάτι μικρό;
Ναι, και αυτό προτείνουμε. Ξεκινάμε από το πρόβλημα που σας κοστίζει περισσότερο, και η εφαρμογή μεγαλώνει μαζί με την επιχείρησή σας.